Tư vấn- hướng dẫn - giải đáp các vướng mắc về khai Hải quan điện tử

 

Nhận thấy nhiều người vẫn còn bỡ ngỡ hoặc lúng túng khi thực hiện khai Hải quan điện tử, cách xử lý các tình huống phát sinh, do vậy mình mở topic này để tư vấn, dựa trên những kinh nghiệm thực tế mà mình đã gặp phải trong quá trình tiếp xúc khách hàng. Vậy các bạn có như cầu giải đáp thắc mắc thì cứ pót vào đây nhé.

Đầu tiên là hướng dẫn quy trình cơ bản về khai Thông quan điện tử

Các bước khai báo thủ tục hải quan điện tử :

Bước 1: Lập tờ khai hải quan điện tử

Lập tờ khai hải quan trên phần mềm. DN có thể sự dụng bất cứ phần mềm nào có thể kết nối và truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận của Hải quan. Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai, bắt buộc doanh nghiệp phải khai thêm những chứng từ kèm theo như: hợp đồng, invoice, packing list, vận tải đơn, giấy phép (nếu có),…vv.

Bước 2 : Khai báo tờ khai điện tử

Thực hiện gửi khai báo điện tử. Khi có số tiếp nhận của Hệ thống Hải quan trả về thì đã xong bước gửi tờ khai điện tử.

Bước 3: nhận kết quả khai báo tờ khai điện tử

Chờ 1 thời gian nhất định, cán bộ Hải quan sẽ xử lý tờ khai và phản hồi kết quả. Căn cứ trên kết quả phản hồi này, doanh nghiệp tiến hành theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi.

- Trường hợp nếu doanh nghiệp khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan Hải Quan gửi phản hồi yêu cầu doanh nghiệp bổ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh doanh nghiệp gừi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới;

- Trong phần khai báo thủ tục hải quan điện tử có phần scan chứng từ kèm theo. Chỉ khi nào cơ quan Hải Quan yêu cầu doanh nghiệp scan kèm theo thì doanh nghiệp mới scan và đính kèm vào tờ khai và gửi lại tờ khai, lưu ý dung lượng file scan không quá 2Mb). Tuy nhiên để tránh trường hợp hệ thống xử lý chậm, chỉ nên gửi tổng dung lượng file đính kèm khoảng 500 KB/tờ khai.

- Trường hợp chứng từ của doanh nghiệp hợp lệ thì cơ quan Hải Quan cấp cho doanh nghiệp số tờ khai.

Bước 4: Kiểm tra và xử lý tờ khai

Sau khi có số tờ khai thì doanh nghiệp chờ phản hồi của cơ quan Hải Quan để xem kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính : xanh, vàng, đỏ:

- Nếu tờ khai được phân luồng xanh: doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, đem ra cơ quan Hải Quan nộp cho cán bộ đăng ký đóng dấu thông quan hàng hóa . Trường hợp này, cán bộ đăng ký ký thông quan hàng hóa.

- Nếu tờ khai được phân luồng vàng:

o Luồng vàng điện tử: thì hình thức giống như luồng xanh;

o Luồng vàng giấy : thì doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dầu doanh nghiệp, kèm với toàn bộ chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải Quan làm thủ tục. Tờ khai sẽ được chuyển qua để cán bộ thuế kiểm tra và quyết định DN có được thông quan hàng hóa hay không.

- Nếu tờ khai được phân luồng đỏ: doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm bộ chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải Quan. Tờ khai sẽ được xử lý qua các khâu đăng ký- tính thuế và cuối cùng là kiểm hoá để kiểm tra thực tế hàng hóa. Trường hợp này, cán bộ kiểm hóa ký thông quan hàng hóa.

- Đối với tờ khai nhập: doanh nghiệp cần in thêm Thông báo thuế để làm thủ tục.

- Nếu tờ khai trong quá trình khai báo có chỉnh sửa, DN cần in tờ khai chỉnh sửa, điền các thông tin trước và sau chỉnh sửa, nộp kèm tờ khai để làm thủ tục.

Bước 5: nhận hàng

Sau khi nhận lại tờ khai đã được cán bộ hải quan xử lý, DN cầm 1 bản và làm các thủ tục nhận hàng như bình thường.

Lưu ý:
- Hệ thống này không cho phép gửi khai báo rác, do vậy doanh nghiệp khi khai báo cần chú ý hoàn tất và kiểm tra kỹ nội dung tờ khai trước khi khai báo. Không thực hiện khai báo thử tràn lan. Khi cần huỷ khai báo, doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu huỷ.

Quy trình thực hiện như sau:

+ Sau khi có số tiếp nhận, nếu gửi yêu cầu huỷ ngay, có 2 truờng hợp:

o Tờ khai chưa được xử lý, sẽ có ngay thông báo huỷ thành công.

o Tờ khai nếu đã, đang được xử lý thì không được huỷ nữa. DN cần nhận kết quả phản hồi của HQ và thực hiện theo yêu cầu.

+ Nếu tờ khai đã có số tờ khai,

o Khi gửi yêu cầu huỷ, phải kèm lý do huỷ. Yêu cầu huỷ tờ khai sẽ được chấp nhận nếu lý do hợp lý.

o Nếu Tờ khai có lý do không hợp lý hoặc rơi vào các tình huống khác thì DN cần liên hệ cán bộ hải quan để được hướng dẫn xử lý.