Quy trình và thủ tục giám định hàng xá (hàng rời)

 

1. Nhận yêu cầu từ khách hàng bảo hiểm,chủ hàng,chủ tàu,cảng..)

2. Liên hệ lấy thông tin:

- Gọi chủ hàng hoặc đại lý xin thông tin về tàu (thời gian tàu đến,thông tin tàu..)

- Hỏi chủ hàng về kế hoạch làm hàng như số máng làm hàng,phương án làm hàng (sà lan\xe tải\đóng bao..)

3. Khi tàu vào tiến hành giám định xác định khối lượng và tình trạng hàng trước khi dỡ.(cân hoặc đo mớn nước)

- Nếu tàu đủ điều kiện giám định mớn nước:hồ sơ đúng và đầy đủ,các tình trạng ket(tank) đủ điều kiện ,ống đo không bị tắt,có trim correction (giá trị điều chỉnh độ chênh lệch mớn nước mũi, lái) thì sẽ tiến hành giám định mớn nước

    Kiểm tra mớn nước tàu:kiểm tra 6 điểm như mũi trái,mũi phải,lái,giữa,trái và phải..
    Kiểm tra khối lượng nước dằn tàu ballas
    Kiểm tra khối lượng nhiên liệu có trên tàu :FO\DO\LO

-Trong trường hợp tàu không thể giám định mớn nước để xác định khối lượng hàng do :

+ Hồ sơ không hợp lệ :

    Không đúng tên tàu hoặc không chứng minh được việc đổi tên
    Chứng minh việc đổi tên tàu nhưng không có xác nhận của cơ quan đăng kiểm
    không có bảng thủy lực hydrostatic table
    không đủ bảng tính dung tích các ket sounding table gồm nước dằn tàu và nhiên liệu
    Bảng tính giá trị hiệu chỉnh độ chênh lệch mũi lái Trim correction nẳm không đúng trọng tâm

Thì các bên tiến hành lặp biên bản về tình trạng không hợp lệ của tàu và khi đó khối lượng hàng dỡ khỏi tàu sẽ được tính căn cứ vào số liệu qua cân trên bờ,dưới sự giám sát của các bên (chủ hàng,cảng,bảo hiểm,chủ tàu hoặc đại diện tàu)

- Khi các bên đã thống nhất được phương thức xác định khối lượng hàng thì phía tàu sẽ tiến hành giao hàng cho người nhận hàng.

4. Giám sát quá trình dỡ hàng tại cảng:

- Tiến hành kiểm tra và chụp hình bề mặt hàng hóa trong các hầm hàng xem có gì bất thường không.

- Tiến hành giám sát xác định khối lượng hàng dỡ khỏi tàu.

    Giao xá sà lan cặp mạn tàu qua cân treo điện tử hải ghi nhận từng cạp (gầu ) và khối lượng hàng trên từng cạp dỡ khỏi tàu
    Giao xá xe tải qua cân cầu:ghi nhận từng xe (số xe)và khối lượng hàng khi qua cân cầu tại cảng
    Giao hàng đóng bao ngay tại cầu cảng xác định khối lượng bao được xếp lên từng xe tải.số lượng bao,mối bao có trọng lượng là 50 kg.

Mỗi kết thúc mỗi ca phải tổng hợp số liệu với các bên liên quan .mỗi ngày phải làm daily report báo cáo cho khách hàng

5. Kết thúc dỡ hàng:

- Nếu tàu giám định mớn nước:tiến hành giám định mớn nước lần sau xác định khối lượng hàng đã dỡ.

- Nếu tàu xác định khối lượng theo số liệu qua cân bờ:tổng hợp số liệu trên final tally report cho khối lượng hàng toàn tàu đã dỡ theo cân bờ sau đó ký với các bên liên quan (chủ hàng,đại phó hoặc thuyền trưởng)

6. Các hồ sơ cần thu thập

· Roroc
· Final tally report của đại diện tàu (kiểm kiện )

7. Trường hợp có tổn thất:trong quá trình dỡ hàng nếu thấy có phát sinh tổn thất thì phải tiến hành giám định tổn thất

* Các nguyên nhân gây tổn thất thường gặp:

· Nước lacanh hầm hàng tràn làm ướt hàng trong hầm hàng

· Trời mưa đóng nắp hầm hàng không kịp làm ướt hàng trong hầm

· Hàng bị nhiễm bẩn

Khi đó các bên tiến hành tách dỡ riêng phần hàng nghi ngờ tổn thất này và giám định sau để xác định mức độ tổn thất

8. Lên biên bản giám định cấp cho khách hàng

9. Thu phí giám định: sau khi các bên đã giải quyết xong,người nhận nhận được hàng và không có khiếu nại gì.

* Các chứng từ thu thập khi lên tàu làm giám định:

· Ship particulars

· Cargo plan

· Cargo Manifest hoặc B/L

· Biên bản giám định mớn nước tại cảng xếp (survey report)