Quy trình làm hàng nhập LCL cty Forwarding & Logistics
I. Nhận thông báo từ đại lý, kiểm tra chứng từ và nội dung email do đại lý gửi, xác nhận email cho đại lý.
II. Liên hệ với Coloader / carrier để kiểm tra ngày ETA
III. Gửi HBL cho khách hàng kiểm tra, nhận confirm từ khách hàng sau khi gửi HBL, kiểm tra với khách hàng để xác định tên mặt hàng bằng tiếng Việt.
IV. Nhập số liệu vào data, chờ thông báo hàng đến từ Coloader / carrier
V. Nhận Thông báo hàng đến của Coloader / Carrier, Fax cho Loloader / Carrier HBL đã ghi tên hàng bằng tiếng Việt. Kiểm tra lô hàng đã có Điện giao hàng chưa? (Một số Coloader / carrier thể hiện trên Thông báo hàng đến)
VI. Làm Thông báo hàng đến của cty mình gửi đến cho khách hàng, Lệnh giao hàng / Giấy ủy quyền, Debit Note, Credit Note;
VII. Gửi thông báo hàng đến cho Khách hàng, nhận confirm của khách hàng và hoàn thành chứng từ của mình.
Xét các trường hợp sau:
1. Cước PP trên HBL & MBL (cty mình không phải đi lấy lệnh cho Khách hàng)
- Giấy ủy quyền của cty mình (2 bản)
- MBL có đóng dấu vuông (as Agent) và chữ ký (1 bản)
- HBL:
Nếu là Bill Surrendered: đóng dấu vuông (as Agent) và chữ ký (lưu ý kiểm tra điện giao hàng)
Nếu là Bill Original: thu lại 1 bộ của Khách hàng trước khi giao Ủy quyền. Nếu bill ký hậu ngân hàng thì phải kiểm tra dấu và chữ ký có đúng với Ngân hàng trên Bill không nhé! Sau đó photo lại 1 bản và đóng dấu, ký như Bill Surendered.
Xuất 1 hóa đơn thu phí Handling (cty mình là 20$ / shipment)
2. Cước PP trên MBL, CC trên HBL (cty mình không phải lấy lệnh cho khách nhé!)
- Chứng từ giao Khách hàng tương tự trường hợp 1.
Xuất hóa đơn cho Khách hàng:
- Hóa đơn handling fee (20$/shipment)
- Hóa đơn O/F theo Debit Note của đại lý & phí Collection.
3. Cước PP trên MBL & HBL (mình phải đi lấy lệnh cho Khách hàng)
* Chuẩn bị chứng từ cty mình:
- Giấy ủy quyền của cty mình (2 bản)
- MBL có đóng dấu vuông (as Agent) và chữ ký (1 bản)
- HBL:
Nếu là Bill Surrendered: đóng dấu vuông (as Agent) và chữ ký (lưu ý kiểm tra điện giao hàng)
Nếu là Bill Original: thu lại 1 bộ của Khách hàng trước khi giao Ủy quyền. Nếu bill ký hậu ngân hàng thì phải kiểm tra dấu và chữ ký có đúng với Ngân hàng trên Bill không nhé! Sau đó photo lại 1 bản và đóng dấu, ký như Bill Surendered.
* Chứng từ Coloader / carrier:
+ Lệnh giao hàng (Ký và đóng dấu của Coloader / carrier) - 2 bản
+ MBL (cnee trên MBL là cty mình, ký và đóng dấu của Coloader / Carrier)
+ Bill của Coloader / Carrier (ký và đóng dấu)
Xuất hóa đơn cho Khách hàng:
- Handling fee, D/O, THC, CFS, Lift on / off (nếu có)
4. Cước PP trên MBL, CC trên HBL (mình đi lấy lệnh cho Khách hàng)
- Toàn bộ chứng từ giao cho Khách hàng giống trường hợp 3
Xuất hóa đơn cho Khách hàng:
- Handling fee, D/O, THC, CFS, Lift on / off (nếu có)
- Hóa đơn O/F theo Invoice của đại lý
5. Ngoài 4 trường hợp trên, còn có trường hợp cước CC trên HBL & MBL
Quy trình thực hiện giống với trường hợp 2 hoặc 4.
Ngoài ra, bộ phận chứng từ sẽ phải thông báo cho Kế toán để thanh toán kịp thời cước OF cho Coloader / Carrier.
VIII. Giao chứng từ cho Kế toán gồm: DN, CN, Invoice.
Rất mong nhận được ý kiến đóng góp và chia sẻ kinh nghiệm làm hàng nhập LCL của isales để quy trình này hoàn thiện hơn.